Πάντως οι επιχειρήσεις που έχουν παλαιές ταμειακές μηχανές και προβληματικούς μηχανισμούς (μέσω ηλεκτρονικών υπολογιστών) θα πρέπει είτε να αντικαταστήσουν τους μηχανισμούς έκδοσης αποδείξεων είτε να τους αναβαθμίσουν. Υπενθυμίζεται πως για την αναβάθμιση ή την αντικατάσταση αυτή  δίνεται voucher ύψους  125 ευρώ ανά μηχανισμό, ενώ για την αντικατάσταση στα 320 ευρώ,  όπως έχει προβλεφθεί κονδύλι μέσω του Ταμείου Ανάκαμψης ύψους 162 εκ. ευρώ.  Σημειώνεται δε πως οι παραπάνω επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μηχανισμούς που δεν καταγράφουν τραπέζια και παραγγελίες, καταγράφονται παραγγελίες σε αρχεία στον υπολογιστή και όχι στον φορολογικό μηχανισμό (ΦΗΜ), εκδίδονται δελτία παραγγελίας που μετά είτε ακυρώνονται, χωρίς καταγραφή στη φορολογική μνήμη του μηχανισμού, είτε δεν εκδίδεται τελική απόδειξη και διαγράφεται τζίρος εκ των υστέρων.

Μόλις γίνει η  διασύνδεση των ταμειακών με τα POS, τα τερματικά αποδοχής καρτών πληρωμών (EFT POS) δεν θα λειτουργούν αυτόνομα για χρεωστικές συναλλαγές, αυτό πρακτικά σημαίνει πως  όταν θα γίνεται μία συναλλαγή με κάρτα δεν θα πληκτρολογείται το ποσό πληρωμής στο POS καθώς αυτό  θα βγαίνει από την ταμειακή μηχανή.

Με την εφαρμογή του νέου συστήματος η διαδικασία του ελέγχου θα γίνεται ως εξής:

1. Αρχικά η  συναλλαγή  θα ξεκινάει από τον φορολογικό ηλεκτρονικό μηχανισμό (ΦΗΜ), δηλαδή τις σύγχρονες ταμειακές μηχανές για τις συναλλαγές λιανικής. Ο χειριστής (υπάλληλος ή καταστηματάρχης) θα επιλέγει «πληρωμή με κάρτα» και ο ΦΗΜ θα στέλνει σχετικό αίτημα στο σύστημα πληρωμών με κάρτες EFT/POS.

2. Το σύστημα EFT/POS θα επιβεβαιώνει αυτόματα στον φορολογικό μηχανισμό τη λήψη του αιτήματος, θέτοντάς τον σε αναμονή του αποτελέσματος.

3. Το POS  θα συνδέεται στον πάροχο υπηρεσιών πληρωμών (τράπεζα ή αντίστοιχη υπηρεσία πληρωμών) και θα  λαμβάνει πληροφορία αν υπήρξε

α) «online έγκριση» ή

β) offline έγκριση ή

γ) απόρριψη offline ή

δ) διακοπή της συναλλαγής.

4. Το σύστημα EFT/POS  θα αποκρίνεται στον ΦΗΜ με το τελικό αποτέλεσμα: απόρριψη ή έγκριση. Ταυτόχρονα με την έγκριση, θα στέλνει και τα βασικά στοιχεία της συναλλαγής (όπως αριθμό συναλλαγής, κωδικό έγκρισης κ.λπ.) αλλά και δεδομένα για εκτύπωση της απόδειξης από τον ΦΗΜ.

5. Ο φορολογικός μηχανισμός ΦΗΜ θα επιβεβαιώνει τη λήψη του τελικού αποτελέσματος. Σε περίπτωση που η επιβεβαίωση αυτή, για οποιονδήποτε λόγο, δεν τεκμηριωθεί από το σύστημα EFT/ POS, τότε το EFT/ POS  θα  δημιουργεί σχετική σήμανση για τη μη διεκπεραίωση της συναλλαγής από τον φορολογικό μηχανισμό.